Manajemen Layanan Sistem Informasi

 

Manajemen Layanan TI atau manajemen layanan dukungan TI / IT service management or IT service support management( ITSM atau ITSSM) mengacu pada pelaksanaan dan pengelolaan kualitas layanan TI yang memenuhi kebutuhan bisnis. Layanan manajemen TI dilakukan oleh penyedia layanan TI melalui kombinasi yang tepat dari teknologi, manusia, proses dan informasi . Berikut ini merupakan karakteristik dari ITSM.:

Penyedia layanan TI tidak bisa lagi hanya berfokus pada teknologi dan organisasi internal mereka [;]. Mereka sekarang harus mempertimbangkan kualitas layanan yang mereka berikan dan fokus pada hubungan dengan pelanggan.

Tidak ada satu penulis, organisasi, atau vendor yang dapat mengartikan  istilah “manajemen layanan TI” dan asal-usul kalimat ini tidak jelas.

 

ITSM adalah proses-terfokus dan dalam pengertian ini memiliki hubungan dan kepentingan bersama dengan gerakan perbaikan proses (misalnya, TQM, Six Sigma, manajemen bisnis proses, CMMI) kerangka kerja dan metodologi dalam sebuah organisasi. Disiplin tidak memperhatikan tentang bagaimana menggunakan produk vendor tertentu, atau rincian teknis dari sistem di bawah manajemen. Sebaliknya, ITSM berfokus pada pemberian kerangka kerja untuk struktur TI yang terkait kegiatan dan interaksi tenaga teknis TI dengan penggunanya.

 

ITSM umumnya berkaitan dengan “back office” atau masalah operasional manajemen teknologi informasi (kadang-kadang dikenal sebagai arsitektur operasi), dan tidak berurusan dengan perkembangan teknologi. Sebagai contoh, proses menulis perangkat lunak komputer untuk dijual, atau merancang sebuah mikroprosesor tidak akan menjadi fokus disiplin, namun yang menjadi perhatiannya adalah sistem komputer yang digunakan oleh pemasaran dan staf pengembangan bisnis di perusahaan baik berupa perangkat lunak dan atau perangkat kerasnya. Banyak perusahaan non-teknologi, seperti di industri keuangan, ritel, dan perjalanan, memiliki sistem teknologi informasi yang signifikan yang tidak mengenai kebutuhan pelanggannya.

Dalam hal ini, ITSM dapat dianggap atau dianalogikan sebagai perencanaan sumber daya perusahaan/Enterprise Resource Planning(ERP) untuk IT – meskipun akar sejarah dalam operasi TI membatasi penerapannya di seluruh kegiatan besar TI lainnya, seperti IT manajemen portofolio dan rekayasa perangkat lunak.

Kerangka Kerja Sistem Informasi

Kerangka kerja ini akan memberikan gambaran area-area utama pengetahuan sistem informasi bisnis yang dibutuhkan oleh praktisi bisnis. Sebagai seorang manajer atau seorang praktisi bisnis, tidak harus menyerap semua pengetahuan ini. Jadi yang perlu diteknkan disini adalah; apa yang perlu diketahui agar seorang manajer dapat membantu mengelola hardware, software, data dan sumber daya jaringan bisnis dapat digunakan demi keberhasilan strategis perusahaan.

Yang pertama Konsep-konsep dasar
Konsep dasar keprilakuan, teknis, bisnis, dan manajerial termasuk mengenai berbagai komponen dan pernanan sistem informasi. Contohnya meliputi konsep sistem informasi dasar berasal dari teori sistem umum, atau konsep keunggulan kompetitif yang digunakan untuk mengembangkan aplikasi bisnis teknologi informasi dalam keunggulan kompetitif.

Yang kedua, Teknologi Informasi
Konsep-konsep utama, pengembangan dan berbagai isu manajemen teknologi informasi, meliputi hardware, software, jaringan, manajemen sumber daya (data) dan teknologi berbasis internet.

Yang ketiga, Aplikasi Bisnis
Penggunaan utama dari sistem informasi untuk operasi, manajemen dan keunggulan kompetitif. Aplikasi teknologi informasi dlam bidang fungsional bisnis seperti pemasaran, produksi, dan akuntansi serta aplikasi perusahaan lintas fungsi seperti manajemen hubungan dengan pelanggan dan perencanaan sumber daya perusahaan (Enterprise resource planning-ERP). Aplikasi e-commerce yang kebanyakan digunakan perusahaan untuk membeli dan menjual berbagai produk di internet. Penggunaan sistem informasi dan teknologinya untuk mendukung pengambilan keputusan dalam bisnis. Peran utama Sistem Informasi (aplikasi bisnis) :

1. Mendukung proses dan operasi bisnis, toko ritel menggunakan SI berbasis computer untuk menelusuri persediaan barang, mencatat pembelian barang, evluasi penjualan,dll.
2. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya, keputusan mengenai penambahan jumlah persediaan barang, jenis investasi barang yang dibutuhkan dll.
3. Mendukung berbagai strategi untuk keperluan kompetitif, misalnya memberikan pelayanan yang mudah  pembelian secara online, dll.

Yang keempat, Proses Pengembangan
Bagaimana para praktisi bisnis dan pakar informasi merencankan, mengembangkan, dan mengimplementasikan sistem informasi untuk memenuhi peluang bisnis. Metodologi pengembangan siklus hidup pengembangan sistem dan pendekatan prototype untuk pengembangan aplikasi bisnis, juga memahami berbagai isu bisnis yang terdapat dalam pengembangan SI.

Yang kelima, Tantangan Manajemen
Tantangan untuk secara efektif dan etis mengelola teknologi informasi pada tingkat pemakai akhir, perusahaan dan global dalam bisnis. Tantangan keamanan dan berbagai isu manajemen keamanan dalam penggunaan teknologi informasi.

Bermodalkan efisiensi, Gudang Garam tetap stabil di segala kondisi

Pabrik Gudang Garam. Sumber : http://www.gudanggaramtbk.com

Bermodalkan efisiensi, Gudang Garam tetap mampu menjaga stabilitas perusahaan. Gudang Garam tetap mempertahankan strategi bisnisnya secara konsisten pada tahun 2014, tahun dimana industri rokok di Indonesia mengalami sejumlah perubahan peraturan dan kebijakan fiskal terkait tembakau. Kami mencatat pertumbuhan penjualan dan laba, meningkatkan pangsa pasar dan melakukan penyesuaian tenaga kerja sebagai dampak dari perubahan preferensi pasar. Tiga produk baru telah diluncurkan guna menyediakan pilihan yang lebih beragam bagi pelanggan kami. Untuk lebih jelaskan akan saya uraikan di bawah ini.

Tren makroekonomi dari tahun 2013 berlanjut ke tahun 2014 dimana perekonomian melemah dan laju pertumbuhan PDB menurun. Melemahnya harga komoditas dan meningkatnya defisit transaksi berjalan menimbulkan gejolak nilai tukar valuta asing dan kenaikan inflasi yang juga berimbas pada peningkatan suku bunga yang berlaku di pasaran. Ketidakpastian yang kerap muncul pada tahun pelaksanaan pemilu, beralih ke sentimen pasar yang lebih positif di triwulan keempat dengan adanya langkah-langkah reformasi ekonomi antara lain pengurangan subsidi BBM yang dapat mengurangi beban anggaran pemerintah. Setelah periode penyusunan laporan, inflasi cenderung menurun dari angka tertinggi pada bulan Desember 2014. Di samping itu, rencana investasi pemerintah dalam berbagai proyek pembangunan infrastruktur merupakan proskpek yang baik untuk menguatkan kembali perekonomian Indonesia. Sejumlah risiko eksternal masih akan menjadi tantangan seperti penurunan permintaan pasar dunia dan kemungkinan kenaikan suku bunga Fed Fund Rate di AS. Sedangkan di sisi domestik, sektor non-komoditas di Indonesia masih tetap membutuhkan dukungan modal dan tenaga ahli yang kuat. Di tengah kondisi seperti ini, peningkatan penjualan, laba dan pangsa pasar yang dicatat Gudang Garam pada tahun 2014 tentu merupakan kabar gembira bagi para pemegang saham. Hasil tersebut telah dicapai di tengah pengetatan peraturan oleh pemerintah antara lain kenaikan cukai, pembatasan sponsor, promosi dan penerapan gambar peringatan kesehatan yang selama ini telah kami laksanakan. Perseroan juga terus berupaya memberikan fasilitas pelatihan yang memadai dan program kesejahteraan bagi karyawan serta mendukung aktifitas tanggung jawab sosial perusahaan. Investasi dalam penambahan fasilitas produksi serta rekrutmen dalam bidang pemasaran dan penjualan juga dilaksanakan agar dapat meningkatkan kemampuan produksi sekaligus menyediakan produk yang lebih beragam bagi pelanggan kami. Hal inilah salah satu bentuk efisiensi yang coba kami terapkan dalam perusahaan. Sehingga dapat mempertahankan stabilitas perusahaan di tahun 2014.
Efisiensi di PT. Gudang Garam Tbk
1. Pengertian Efisiensi
	Efisiensi menurut para ahli :
		Pengertian efisiensi itu sendiri telah didefinisikan oleh banyak pakar ekonomi dan manajemen, diantara adalah pengertian Efisiensi menurut Malayu S.P Hasibuan yaitu : “Perbandingan terbaik antara input (masukan ) dan output (hasil), antara keuntungan dengan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan sumber yang digunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas”. (1994 ; 07)
2. Aspek-Aspek Efisiensi di Gudang Garam Tbk
	Berikut ini adalah penilaian saya menurut beberapa aspek yang saya liat dalam PT. Gudang Garam Tbk yang berkaitan dengan efisiensi :
		2.1 Berhasil guna (efektif)
			Hal ini dapat kita lihat pada pencapaian di Gudang Garam menunjukkan angka positif berdasarkan dari laporan keuangan tahun 2014. Dikutip dari laporan keuangan, Gudang Garam berhasil membukukan kenaikan penjualan dan laba pada tahun 2014. Pendapatan meningkat 17,6% menjadi Rp 65,2 triliun sementara laba/total pendapatan komprehensif naik 23,1% menjadi Rp 5,4 triliun atau setara Rp 2.790 per lembar saham. Pada Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan yang terakhir, para pemegang saham setuju untuk membagikan dividen sebesar Rp 800 per saham yang diambil dari laba tahun 2013. Kinerja yang bagus pada tahun 2014 diraih berkat peningkatan volume penjualan, brand strength (kekuatan brand) dan keberhasilan strategi harga. Laba meningkat 23,1% menjadi Rp 5,4 triliun atau Rp 2.790 per lembar saham. Profitabilitas tumbuh dan marjin laba kotor meningkat selama tiga tahun berturut-turut seiring dengan pertumbuhan volume yang kuat dalam kategori SKM full flavor dan SKM rendah tar rendah nikotin. Penurunan penjualan SKT berlanjut namun marjin tetap terjaga. Volume penjualan SKT Gudang Garam turun sebesar 12,7% dari tahun ke tahun setara dengan penurunan SKT industri sebesar 14%. Secara keseluruhan, volume penjualan SKM Perseroan tumbuh 7.7% dimana kategori full flavor masih menjadi penyumbang terbesar volume Gudang Garam dengan mencatat pertumbahan sebesar 6.5%. Volume penjualan SKM LTN meningkat 14.7% dan merupakan 14% dari total volume penjualan Perseroan. Kinerja penjualan yang kuat dapat mengimbangi kenaikan biaya cukai serta bahan baku. Beban bunga mengalami peningkatan akibat dari kenaikan rata-rata saldo pinjaman serta suku bunga yang lebih tinggi. Kapasitas produksi saat ini dianggap memadai untuk memenuhi kebutuhan sesuai kondisi pasar.
		2.2 Ekonomis
			Dari segi ekonomi, kita dapat mengukur seberapa efektifkan sebuah prusahaan itu. Dikutip dari laporan keuangan tahun 2014, dengan memperhatikan semua factor eksternal, Direksi memandang kinerja keuangan tahun 2014 sesuai dengan perkiraan dan target Perseroan. Kenaikan harga dan pertumbuhan volume penjualan berhasil menjaga marjin dimana marjin laba kotor menunjukkan peningkatan selama tiga tahun berturut-turut. Persentase beban cukai terhadap total biaya pokok penjualan meningkat dari tahun ke tahun, mulai dari 65 % pada tahun 2012 menjadi 66,8 % tahun 2013 dan mencapai 68 % pada tahun 2014. Biaya bahan baku melonjak 20.6 % seiring peningkatan volume penjualan, yang merupakan 26,7 % dari total biaya pokok penjualan. Arus kas yang diperoleh dari kenaikan penjualan memadai untuk memenuhi komitmen utang termasuk pembayaran bunga; rasio utang terhadap ekuitas tetap terjaga.
		2.3 Pelaksanaan kerja dapat dipertanggungjawabkan
			Dewan Komisaris telah mengkaji laporan keuangan dan pelaksanaan tugas Komite Audit, serta mengevaluasi kinerja Perseroan sepanjang tahun 2014 berdasarkan rencana usaha yang disusun. Kami berkeyakinan bahwa hasil yang telah dicapai wajar dan sesuai ekspektasi. Penilaian risiko dan prosedur pengawasan telah dijalankan dengan baik dan belanja modal dinilai sesuai untuk kebutuhan di masa mendatang. Pendanaan kami memadai dan pengelolaan kas telah dilaksanakan dengan efektif. Laporan Komite Audit kami cantumkan pada bagian khusus dalam laporan ini. Perseroan menjalankan kegiatan operasional dengan mengikuti semua peraturan perundang-undangan pemerintah dan ketentuan pasar modal yang berlaku.
		2.4 Pembagian kerja yang nyata
			Dewan Komisaris dan Direksi Gudang Garam mendukung penerapan praktek tata kelola perusahaan yang baik dan bertanggung jawab dalam setiap aspek perusahaan untuk senantiasa memperkuat daya saing Perseroan. Komite Audit memberikan perhatian pada seluruh aspek pengelolaan risiko yang berkaitan dengan operasional Perseroan. Dalam cakupan programprogram spesifik ini, Komite Audit memberikan laporan singkatnya dalam mengkaji penerapan keseluruhan kerangka kerja standar tata kelola.
		2.5 Rasionalitas wewenang dan tanggung jawab
			Dalam menghadapi perubahan tren industri dimana penjualan SKT mengalami penurunan berkelanjutan, kami akhirnya mengambil keputusan untuk mengkonfigurasi ulang kegiatan operasional kami. Penawaran pensiun dini kepada karyawan yang terlibat dalam produksi SKT telah dikelola dengan baik dan program yang ditawarkan mendapat reaksi positif. Diimbangi dengan rekrutmen karyawan baru, terutama di bidang pemasaran dan distribusi, jumlah karyawan di akhir tahun 2014 menurun sebanyak 6.861, menjadi 36.456 orang. Aktifitas tanggung jawab sosial perusahaan di tahun 2014 meliputi antara lain penciptaan lapangan kerja, kesehatan, keagamaan dan bantuan sosial. Sebagai tanggapan bencana erupsi Gunung Kelud, Perseroan menyediakan posko-posko pengungsian, makanan dan pakaian serta obat-obatan. Perusahaan juga memberikan bantuan bagi anak-anak untuk dapat kembali bersekolah
		2.6 Prosedur kerja yang praktis
			Prosedur dan pedoman direksi dan dewan komisaris PT. Gudang Garam Tbk ini dibuat dengan mengacu pada pasal 35 Peraturan OJK N. 33/POJK.24/2014 tentang Direksi dan Dewan komisaris Emiten atau Perusahaan Publik. Di dalam dokumen Pedoman direksi dan dewan komisaris GGRM disitu jelas sekali diatur mengenai tanggung jawab dan prosedur masing-masing bagian perusahaan.
3. Ruang lingkup O & M di BCA
	3.1 Anailisis organisasi
		Sumber : Struktur organisasi PT. Gudang Garam Tbk. Dari struktur organisasi kita dapat lihat bahwa dari atasan langsung top down ke bawah. Dapat kita simpulkan bahwa atasan birokrasi diatas cukup sedikit sehingga ini sangat efektif dan cepat untuk mengambil keputusan. Dan kita juga bisa lihat banyak bawahan yang ada di dalam struktur organisasi.
	3.2 Komunikasi dalam organisasi
		Kerjasama dan hubungan baik dengan pihak lain merupakan salah satau prinsip yang dianut oleh perusahaan. Perusahaan memiliki komitmen tinggi dalam menjalin hubungan bisnis yang saling menguntungkan dengan para pemasok, pelanggan, dan mitra usaha. Perusahaan mengharapkan para mitra bisnis dan internal perusahaan mematuhi prinsip bisnis yang sejalan dengan prinsip bisnis perusahaan.
	3.3 Tata kerja, prosedur dan system kerja
		Direksi mengadakan rapat rutin untuk menyusun dan menjalankan rencana usaha serta menelaah kinerja Perseroan berdasarkan kondisi operasional. Direksi juga mengadakan kunjungan ke pasar untuk menemui pelanggan dan karyawan di lapangan guna mendapatkan informasi terkini tentang kondisi dan kebutuhan pasar. Komite Audit independen bertemu sebanyak enam kali dengan tim audit internal, auditor eksternal dan Direksi untuk membahas laporan keuangan triwulanan dan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku serta memeriksa kemajuan pelaksanaan rencana audit dan tindak lanjutnya. Tidak ada perubahan susunan anggota Direksi atau Komite Audit pada tahun 2014.
	3.4 Pentingnya filling
		PT. Gudang Garam Tbk melakukan filling dalam beberapa cara yaitu dengan komputer dan hard copy. Masih sama dengan perusahaan-perusahaan lainnya.
	3.5 Pendayagunaan mesin kantor & peralatan
		Gambar pabrik gudang garam. Sumber : http://img.lensaindonesia.com/ Didalam publikasinya, PT. Gudang Garam tidak membahas mengenai efisiensi dalam penggunaan mesin dan peralatan. Namun seperti yang kita tahu bahwa di tahun-tahun sebelumnya produk yang dihasilkan dibuat secara hand made, namun sekarang sudah menggunakan mesin. Itu merupakan salah satu bentuk efisiensi yang ada.
	3.6 Penyusunan tata ruang dan perencanaannya
		Salah satu hal yang berkatian dengan penyusunan tata ruang dan perencanaan adalah Bapak Buana Susilo. Beliau diangkat sebagai Direktur dengan tanggung jawab urusan teknologi manufaktur pada tahun 2008. Berpengalaman menangani urusan desain peralatan, perencanaan proses dan konfigurasi. Sebelum itu beliau adalah Wakil Direktur yang membidangi Teknik sejak tahun 1991, dan pada awal tahun 2000 bertanggung jawab untuk pembangunan dan pengembangan fasilitas produksi kedua di Gempol. Mulai bekerja di Perseroan sejak 1981 dan bertanggung jawab untuk modernisasi pengolahan primer. Tugas beliau adalah membuat se efisien mungkin mengenai manufaktur dan perencanaan kedepan untuk produksinya.
	3.7 Penulisan laporan
		Penulisan laporan seperti laporan keuangan dan GCG dilakukan oleh departemen terkait. laporan keuangan tahun 2013 maupun laporan keuangan kuartal pertama, laporan keuangan tengah tahunan dan laporan keuangan kuartal ketiga 2014, serta mendiskusikan berbagai masalah yang terkait dengan departemen Audit Internal. Tidak terdapat permasalahan yang masih berjalan atau belum diselesaikan. Selama tahun 2014, Komite Audit mengadakan enam kali pertemuan, dengan tingkat kehadiran sebesar 100%. Pertemuan dengan Auditor Eksternal dan perwakilan manajemen Perseroan diselenggarakan pada Maret 2014. Pertemuan membahas agenda Audit Internal untuk tahun 2014 dan tindak lanjut atas agenda tahun 2013. Pertemuan juga membahas perubahan peraturan yang berhubungan dengan pelaporan perusahaan terbuka dan untuk memastikan Perseroan mematuhi peraturan dan perundang-undangan yang berlaku. Komite Audit juga mengadakan pertemuan dengan pihak Auditor Eksternal Independen dalam penelaahan laporan keuangan tahun 2014 (setahun penuh) dan membahas standar akuntansi baru dan implementasinya pada laporan keuangan Perseroan.
	3.8 Penyusunan buku pedoman kerja
		Direksi telah menetapkan kebijakan untuk mengatur fungsi, tugas dan cakupan pekerjaan yang dilakukan Audit Internal. Di dalamnya termasuk tugas untuk menguji mutu serta kehandalan laporan keuangan, kebijakan dan prosedur yang ada, serta untuk memastikan sistem kontrol internal yang dapat berjalan secara efektif di setiap unit kerja, termasuk pengamanan aset dan pemeriksaan rutin atas tingkat efisiensi operasional Perseroan. Semua laporan Audit Internal diserahkan langsung kepada Presiden Direktur. Sejumlah pertemuan diadakan pada tahun 2014 untuk membahas rencana audit dan hal-hal terkait lainnya yang masih belum diselesaikan. Selama tahun 2014, Audit Internal juga ditugaskan untuk secara berkelanjutan memastikan agar tingkat profesionalitas atas kompetensi dan proses implementasi audit terpenuhi, serta untuk memberikan rekomendasi kepada Direksi dan Dewan Komisaris mengenai berbagai kebijakan dan prosedur internal. Tony Soedjono Djaja menjabat sebagai Kepala Unit Audit Internal. Beliau mulai bekerja di Divisi Keuangan Perseroan pada tahun 1988. Pada tahun 2005 beliau diangkat menjadi Kepala Divisi Akuntansi, dan pada tahun 2013 ditunjuk sebagai Kepala Unit Audit Internal.
	3.9 Penyusunan Anggaran belanja
		Pengawasan keuangan dan operasional (financial and operational control) merupakan bagian dari kegiatan usaha rutin di departemen terkait, dan sebagai unit yang melaksanakan fungsi pengawasan bagi Komite Audit sebagaimana ditetapkan dalam rencana kerja tahunan Komite Audit untuk mengkaji kepatuhan terhadap peraturan dan perundang-undangan yang berlaku.
	3.10 Analisis kepegawaian
		Pada tahun 2014, Perusahaan telah melakukan penyesuaian tenaga kerja SKT sehubungan dengan penurunan permintaan pasar untuk produk SKT, sedangkan penjualan untuk SKM terus berkembang. Penawaran pensiun dini oleh Perusahaan diterima oleh sejumlah karyawan produksi SKT yang telah memberikan kontribusi selama bertahun-tahun dan kami menyampaikan apresiasi atas kontribusi mereka. Program investasi penambahan mesin dan peralatan produksi yang telah dilakukan selama beberapa tahun terakhir telah selesai. Investasi tersebut memperkokoh persiapan kami untuk dapat memenuhi permintaan konsumen SKM di masa mendatang. Secara keseluruhan, diimbangi dengan rekrutmen karyawan baru untuk mendukung kegiatan distribusi dan field marketing, jumlah tenaga kerja Perseroan berkurang 6.861 karyawan di akhir tahun 2014. Kegiatan pelatihan dan pengembangan karir bagi karyawan terus dilaksanakan sepanjang tahun, sejalan dengan kebutuhan jangka panjang Perseroan.
Referensi
	Dokumen Elektronik : PT. Gudang Garam Tbk. (2014) Perubahan Komite Audit PT. Gudang Garam Tbk. [Online] Januari 2016. Link website : http://www.gudanggaramtbk.com/assets/docs/2312_GGRM_Perubahan_Komite_Audit.pdf. [Diakses pada : 28 Januari 2016] PT. Gudang Garam Tbk. (2014) Risk Management PT. Gudang Garam Tbk. [Online] Januari 2016. Link website : http://www.gudanggaramtbk.com/assets/docs/2312_GGRM_Risk_Management.pdf. [Diakses pada : 28 Januari 2016] PT. Gudang Garam Tbk. (2014) Annual Report 2014 PT. Gudang Garam Tbk. [Online] Januari 2016. Link website : http://www.gudanggaramtbk.com/files/download/236. [Diakses pada : 28 Januari 2016] Website :  Gudang Garam, PT. (2016) Tata Kelola Perusahaan PT. Gudang Garam Tbk. [Online] Link Website : http://www.gudanggaramtbk.com/tentang_kami/perusahaan_kami/tata_kelola_perusahaan. [Diakses pada : 28 Januari 2016] Gudang Garam, PT. (2016) Management PT. Gudang Garam Tbk. [Online] Link Website : http://www.gudanggaramtbk.com/tentang_kami/perusahaan_kami/manajemen. [Diakses pada : 28 Januari 2016] Gudang Garam, PT. (2016) Struktur Organisasi PT. Gudang Garam Tbk. [Online] Link Website : http://www.gudanggaramtbk.com/tentang_kami/perusahaan_kami/struktur_organisasi. [Diakses pada : 28 Januari 2016] Gudang Garam, PT. (2016) SDM PT. Gudang Garam Tbk. [Online] Link Website : http://www.gudanggaramtbk.com/tentang_kami/perusahaan_kami/karyawan_kami. [Diakses pada : 28 Januari 2016]

Napak Tilas Indocement Membangun Bangsa

Pendahuluan

Latar Belakang

Setiap organisasi memiliki dua atau lebih anggota didalamnya, seiring dengan perkembangannya, struktur organisasi akan memegang kendali penting didalamnya karena struktur organisasi pada dasarnya akan menjelaskan secara jelas detail pekerjaan dan wewenang dari masing-masing anggota organisasi dan alur tanggung jawab dari masing-masing anggota kepada pemimpinnya.

Sering kali organisasi yang sudah memiliki struktur organisasi yang tepat, tidak memperhatikaan fungsi manajemen dan tata kerja didalamnya. Hal tersebut tentu akan memperlambat suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Karena tanpa fungsi manajemen yang dijalankan secara benar, akan ada kemungkinan pembagian proporsi pekerjaan yang tidak seimbang, kurangnya pengawasan terhadap pekerjaan, tidak selarasnya antara tujuan-tujuan kecil dengan tujuan utama organisasi. Disisi lain, prosedur dalam menggunakan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien sangat menentukan bagaimana fungsi manajemen berjalan sebagai mana mestinya.

Tujuan

Dari penulisan ini diharapkan para pembaca dapat memahami struktur organisasi salah satu organisasi komersil yang dijadikan contoh dari sudut pandang teori manajemen dan O&M.

 

Tinjauan Teoritis

Organisasi

Manusia sebagai makhluk sosial dapat melakukan pekerjaan bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu, hal ini membuat manusia membentuk organisasi yang terdiri dari beberapa individu dengan cita-cita yang sama. Berikut definisi dari beberapa ahli : 

• Organisasi adalah sebuah unit sosial yang dikoordinasikan secara sadar, terdiri atas dua orang atau lebih dan yang relatif terus-menerus guna mencapai satu atau serangkaian tujuan bersama (Robbins dan Judge, 2008:5). 
• Organisasi adalah suatu wadah yang dibentuk untuk mencapai tujuan bersama secara efektif (Wibowo, 2007:1). 
• Organisasi adalah suatu sistem perserikatan formal, berstruktur, dan terkoordinasi dari sekelompok orang yang bekerja sama dalam mencapai tujuan tertentu. Organisasi hanya merupakan alat dan wadah saja (Hasibuan, 2004:120). 

 

Struktur Organisasi

Setiap organisasi pada umumnya memiliki struktur yang memetakan setiap anggota organisasi pada jabatan, wewenang dan tugas tertentu agar terciptanya keselarasan alur kerja dalam organisasi tersebut. Hal tersebut didasarkan pada beberapa definisi dari para ahli sebagai berikut :

• Struktur organisasi dapat diartikan sebagai kerangka kerja formal organisasi yang dengan kerangka kerja itu tugas-tugas pekerjaan dibagi-bagi, dikelompokkan, dan dikoordinasikan (Robbins dan Coulter, 2007:284).
• Struktur organisasi didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelolah (Handoko, 2003:169).
• Struktur organisasi adalah pola formal mengelompokkan orang dan pekerjaan (Gibson dkk, 2002:9).
• Struktur organisasi yaitu menggambarkan tipe organisasi, pendepartemenan organisasi, kedudukan dan jenis wewenang pejabat, bidang dan hubungan pekerjaan, garis perintah dan tanggungjawab, rentang kendali dan sistem pimpinan organisasi (Hasibuan, 2004:128).

Adapun bentuk struktur organisasi sebagai berikut :

• Organisasi Lini adalah suatu bentuk organisasi yang didalamnya terdapat garis wewenang yang menghubungkan langsung secara vertikal antara atasan dan bawahan. Ciri-ciri organisasi lini :

• Hubungan antara atasan dan bawahan masih besifat langsung melalui garis wewenang
• Jumlah karyawan sedikit, maka struktur oranisasi masih sederhana
• Pimpinan dengan karyawan saling mengenal dan dapat berhubungan setiap hari kerja
• Masing-masing kepala unit mempunyai wewenang dan tanggung jawab penuh atas segala bidang pekerjaan yang ada di dalam unitnya
• Pucuk pimpinan biasanya pemilik perusahaan
• Pucuk pimpinan dipandang sebagai sumber kekuasaan tunggal, segala keputusan/kebijakan dan tanggung jawab ada pada satu tangan

• Organisasi Lini dan Staf adalah organisasi yang mencakup kelompok-kelompok orang yang berpengaruh dalam menjalankan organisasi yaitu :
• Orang yang melaksanakan tugas pokok organisasi dalam rangka pencapaian tujuan yang digambarkandengan garis atau lini
• Orang yang melaksanakan tugas berdasarkan keahlian yang dimilikinya, orang ini berfungsi hanya untuk memberikan saran-saran kepada unit operasional. Orang-orang tersebut disebut staf.

          Ciri-ciri organisasi lini dan staf :

• Organisasinya besar dan bersifat kompleks
• Jumlah karyawan banyak
• Hubungan antara atasan dan bawahan tidak bersifat langsung
• Pimpinan dan para karyawan tidak semuanya saling mengenal
• Spesialisasi yang beraneka ragam diperlukan dan dipergunakan secara maksimal

• Organisasi Fungsional adalah suatu organisasi yang berdasarkan pembagian tugasnya serta kegiatannya pada spesialisasi yang dimilikioleh pejabat-pejabatnya. Jadi organisasi ini tidak terlalu menekankan pada hirakhi struktural tetapi lebih pada sifat dan macam fungsi yang perlu dijalankan. Ciri-ciri organisasi fungsional :
• Pembagian tugas secara tegas dan jelas dapat dibedakan
• Spesialisasi para karyawan dapat dikembangkan dan digunakan secara optimal
• Bawahan akan menerima perintah dari beberapa orang atasan
• Koordinasi menyeluruh pada umumnya cukup pada tingkat eselon atas
• Koordinasi antara karyawan yang menjalankan fungsi yang sama biasanya mudah, karena masing-masing sudah mempunyai pengertia yang mendalam mengenai bidangnya. 

• Organisasi Komite adalah suatu badan yang terdiri dari sekumpulan orang yang diberi kekuasaan tertentu dan dengan berunding mereka dapat membuat keputusan bersama-sama. Ciri-ciri organisasi Komite :
• Pembagian tugasnya jelas dan tertentu
• Wewenang semua anggotanya sama besarnya
• Tugas pimpinan dilaksanakan secara kolektif dan tanggung jawabnyapun secara kolektif
• Para pelaksana dikelompokan menurut bidang tugas tertentu yang harus dilaksanakan dalam bentuk task force (gugus tugas). 

Manajemen

Menajemen merupakan suatu proses bagaimana mencapai tujuan dengan bantuan orang lain sebagai sumber daya tenaga kerja yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian dan pengendalian.

• Perencanaan merupakan  kegiatan pemikiran, dugaan dan penentuan prioritas yang harus dilakukan secara rasional sebelum melaksanakan tindakan sebenarnya dan bersifat non fisik.
• Pengorganisasian merupakan proses penyusunan pembagian kerja ke dalam unit-unit kerja dan fungsi-fungsinya serta penempatan mengenai orang yang menduduki fungsi-fungsi tersebut secara tepat
• Pengendalian merupakan rangkaian kegiatan yang harus dilakukan untuk mengadakan pengawasan, penyempuranaan dan penilaian sehingga dapat mencapai tujuan seperti yang direncanakan

Pendapat tersebut didasarkan pada beberapa pendapat ahli sebagai berikut :

Menurut Appley dan Oey Liang Lee(2010:16) manajemen adalah seni dan ilmu, dalam manajemen terdapat strategi memanfaatkan tenaga dan pikiran orang lain untuk melaksanakan suatu aktifitas yang diarahkan pada pencapaian tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Dalam manajemen terdapat teknik-teknik yang kaya dengan nilai-nilai estetika kepemimpinan dalam mengarahkan, memengaruhi, mengawasi, mengorganisasikan semua komponen yang saling menunjang untuk tercapainya tujuan yang dimaksudkan. Sedangkan

Menurut G.R. Terry (2010:16) menjelaskan bahwa manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri atas tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengendalian untuk menentukan serta mencapai tujuan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.

Organisasi Dan Metode

Pengertian organisasi dan metode secara lengkap adalah rangkaian proses kegiatan yang harus dilakukan untuk meningkatkan kegunaan segala sumber dan faktor yang menentukan bagi berhasilnya proses manajemen terutama dengan memperhatikan fungsi dan dinamika organisasi atau birokrasi dalam rangka mencapai tujuan yang sah ditetapkan.

Dari pengertian tersebut terkandung beberapa maksud yaitu : 

•  Organisasi dan metode merupakan kunci atau syarat pelaksanaan kerja yang setepat-tepatnya
• Organisasi dan metode penting bagi kegiatan manajemen
• Organisasi dan metode dapat memanfaatkan sumber-sumber dan waktu yang tersediaO
• Organisasi dan meotde berguna dalam meningkatkan efisiensi kerja untuk mencapai tujuan

Pembahasan

PT Indocement Tunggal Prakarsa Tbk. (“Indocement” atau “Perseroan”) mengoperasikan pabrik pertamanya secara resmi pada Agustus 1975. Dalam kurun waktu 39 tahun, Indocement telah menjadi salah satu produsen semen terbesar di Indonesia. Perusahaan memiliki visi “pemain terkemuka dalam bisnis semen dan beton siap pakai, pemimpin pasar Jawa, memasok agregat dan pasir untuk bisnis beton siap-pakai secara mandiri” dan misi “Kami berkecimpung dalam bisnis penyediaan semen dan bahan bangunan berkualitas dengan harga kompetitif dan tetap memerhatikan pembangunan berkelanjutan”.

Dari bagan diatas, dapat dilihat bahwa jenis struktur organisasi yang digunakan adalah struktur organisasi lini dan staf dapat dilihat dari skala organisasi yang cukup besar dan spesialisasi yang beraneka ragam. Hal ini tentu mendukung proses bisnis perusahaan karena jumlah anggotanya yang semakin berkembang dan terbukti dari sekian banyak penghargaan bergengsi yang sudah didapatkan perusahaan, contohnya ditahun 2015 perusahaan memenangkan penghargaan seperti Top 10 Social Business Innovation Companies Awards 2015, Top Brand Award 2015, Indonesia Green Awards 2015. Pencapaian penghargaan tersebut tidak akan bernilai jika tidak diimbangi dengan kesuksesan perusahaan dalam meningkatkan pendapatan, Indocement pada 2014 mengukuhkan pendapatan Rp19,99 triliun sepanjang tahun lalu, naik 6,98% dibandikan setahun sebelumnya Rp18,69 triliun.

Kesuksesan tersebut tentu didukung oleh manajemen yang tepat dan tata kerja yang efektif dan efisien, sebagai contoh ada komite audit dan audit internal division yang berperan dan bekerja sama dalam melakukan fungsi manajemen dalam hal ini kontrol, untuk mengaudit seluruh divisi yang berada dibawah Direksi. Fungsi ini akan berperan penting pada beberapa hal, salah satunya memastikan bahwa seluruh biaya operational perusahaan digunakan sebagaimana mestinya sehingga mengeliminasi praktik-praktik seperti penyelewengan dana dan peningkatan keuntungan terhadap perusahaan. Hal ini semakin mendorong para investor untuk berinvestasi di Indocement dan memberikan peluang bagi perusahaan untuk mengembangkan bisnisnya.

Kesimpulan

Struktur Organisasi sebagai pondasi dari sebuah perusahaan harus diduduki oleh anggota-anggota yang memang memiliki kualitas dalam bidangnya masing-masing, dengan demikian hal tersebut memudahkan implementasi dari fungsi manajemen untuk melakukan pengendalian, pengorganisasian dan perencanaan yang akan berimbas tercapainya tujuan utama dari sebuah perusahaan baik itu keuntungan, terciptanya lingkungan kerja yang nyaman dan penghargaan terhadap perusahaan.

 

Daftar Referensi

http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/29304/4/Chapter%20II.pdf

http://www.indocement.co.id/v5/id/company/indocement-in-brief/brief-description/

http://www.indocement.co.id/v5/id/company/indocement-in-brief/vision-and-mission/
http://www.indocement.co.id/v5/id/company/board/structure

http://elearning.gunadarma.ac.id/docmodul/pengantar_organisasi_dan_metode/bab1_arti_penting_organisasi_dan_metode.pdf

http://repository.widyatama.ac.id/xmlui/bitstream/handle/123456789/2698/Bab%202.pdf?sequence=4

http://elib.unikom.ac.id/files/disk1/466/jbptunikompp-gdl-rahmawahdi-23299-9-pertemua-i.pdf
http://market.bisnis.com/read/20150319/192/413443/kinerja-intp-2014-pendapatan-indocement-hampir-rp20-triliun